El servicio de gestión de documentos es un concepto que implica e incluye muchas partes, y para entender claramente qué es y cómo funciona, necesitamos una visión clara. Entonces, ¿qué es la gestión de documentos?
Un servicio de gestión documental puede ser una aplicación informática o basada en la nube que permite almacenar, rastrear y supervisar electrónicamente los documentos de una organización. Esta es quizás la definición más parsimoniosa de un servicio de gestión de documentos concebible. Sí, la innovación se desarrolló para iluminar los aspectos derrochadores de la supervisión de la carga cada vez mayor de documentación en papel, que es propensa a errores y problemática de almacenar, rastrear, recuperar y cuidar.
Pero la definición está fragmentada hoy en día, ya que la utilidad de un marco de administración de informes en las empresas supera con creces lo que sugiere la descripción. En primer lugar, un sistema de gestión de documentos no consiste en supervisar informes. Permite gestionar todo tipo de documentos dentro de un único marco. Por ejemplo, archivos electrónicos, PDF, imágenes y archivos multimedia. Además, y tal vez más importante, sus aspectos más destacados y su utilidad van mucho más allá de las tareas de guardar, seguir y supervisar los registros.
Numerosas empresas negocian con datos de alto riesgo que deben mantenerse seguros y privados o rápidamente. En tales ocasiones, es fundamental contar con un marco de administración de registros que funcione eficazmente. Pero en caso de que su negocio sea más informal, sigue siendo vital mantener registros adecuados para la contabilidad y la eficiencia. Obtenga más información sobre cómo crear un marco de administración de informes que se adapte mejor a las necesidades de su comercio.
Pasos hacia un sistema de gestión de documentos
Tanto si se trabaja con un entorno exclusivamente digital como en un entorno híbrido con informes digitales y en papel, la creación de un sistema de gestión de documentos debe incluir tres pasos:
- Crear un plan de gestión de documentos.
- Aplicar el plan de gestión de documentos.
- Sigue adelante.
Normas para crear un Plan de Gestión Documental
Las normas para la creación de documentos solicitudes, cartas de actualización de plazos, folletos de ofertas, correo, hojas de ajuste, hojas de cálculo, informes... todas las empresas crean una gran variedad de palabras en el transcurso de su actividad comercial. Y, para mantener las cosas organizadas, todas las empresas deben establecer normas para la creación de documentos.
- ¿Existen formatos internos para algunos de sus archivos comerciales habituales, como cartas y facturas, y dónde se encuentran?
- ¿Existe una guía de estilo interna que deba seguirse?
- ¿Deben fecharse o marcarse los nuevos informes?
- ¿Qué estrategias deben seguirse para compartir o investigar documentos?
Para algunas pequeñas empresas, lo que importa es dónde se encuentran los diseños de los distintos informes comerciales y cómo utilizarlos. Pero si la creación de informes dentro de su empresa incluye a varias personas que colaboran, examinan o revisan las descripciones, debe dedicar algún tiempo a elegir cómo deben hacerse estas cosas para garantizar la competencia y la coherencia.
¿Cómo se guardarán los documentos?
Hay costes relacionados con el almacenamiento, el mayor de los cuales, para la mayoría de las pequeñas empresas, es probablemente el coste del tiempo que se pierde cuando las personas intentan encontrar los archivos. Así que la pregunta es: ¿cómo se registran las bibliotecas? La clave para registrar documentos es adoptar unas prácticas excelentes de gestión de archivos. Es esencial disponer de un marco claro y fácil de seguir.
Además, tiene que saber cómo documentará los documentos. ¿Cómo gestionará los archivos obsoletos o preparados para pasar a un segundo plano en su sistema de administración de documentos? Cerca del comienzo de cada año, por ejemplo, debería revisar los diferentes archivos relacionados con el trabajo en su ordenador, eliminando los que no estén actualizados y haciendo sobres modernos etiquetados por año y tema, moviendo los archivos según sea necesario. Algunos programas ofrecen alternativas de archivado automático.
¿Cómo simplificar la recuperación de documentos?
Según algunos indicadores, a una empresa le cuesta una media de $120 en mano de obra descubrir un documento perdido y $220 reponerlo. Una vez más, unas prácticas de archivo excelentes pueden contribuir en gran medida a resolver el problema. Por ejemplo, los documentos serán mucho más fáciles de encontrar si se establecen métodos y convenciones fiables, por ejemplo, siguiendo estrictamente las tradiciones de nomenclatura. Y tanto si se trata de un empresario individual como de una empresa con empleados, debe confeccionar una lista de archivos que recuerde a los clientes dónde van determinados tipos de archivos y ayude a las personas a saber dónde encontrarlos.
Recuerde incorporar si el archivo estará en su estructura informática, en un servidor interno, en la nube o registrado en un lugar físico como un archivador.
Servicios de gestión de documentos y optimización de los flujos de trabajo
A medida que más organizaciones se hacen con el DMS, el material impreso y los métodos de registro convencionales van disminuyendo. Distintas oficinas pueden crear cientos de archivos sin tener que desplazarse a la impresora o a otra división. Otro personal autorizado puede modificar electrónicamente un informe entregado sin tener que volver a imprimirlo o recuperarlo de un registro físico. Los registros pueden haberse perdido en el pasado, causando problemas en todo el entramado.
En la actualidad, las empresas trabajan de forma inteligente con mayor eficacia, deber y responsabilidad. El director general puede estar al tanto de lo que ocurre en las divisiones desde la comodidad de su despacho o a distancia.
Ventajas del sistema de gestión de documentos
La ventaja más crucial del DMS es el almacenamiento de archivos en un lugar centralizado. El acceso a los armarios es 24/7, en cualquier caso de donde se encuentre. Los documentos se pueden guardar en cualquier formato. Se pueden filtrar e intercambiar por duplicados difíciles en el gabinete digital. Hoy en día, la mayoría de los DMS son compatibles con otros programas, y las empresas pueden coordinarlos con otro marco para lograr una mayor eficacia. DMS aumenta la transparencia sobre todas las oficinas, y todos los documentos obtener la seguridad contra incendios, daños por agua, o roedores. Son accesibles y rápidamente recuperables.
Numerosas empresas nuevas y ya consolidadas han adoptado el DMS por sus sencillos métodos de administración. Las distintas divisiones pueden crear informes sin esfuerzo, almacenarlos y compartirlos con distintos trabajadores.
El marco ha marcado la diferencia en el espacio de trabajo digital, haciéndolo mucho mejor en términos de eficiencia, sencillez, velocidad de trabajo y ejecución. Desde productores a minoristas, profesores de enseñanza, proveedores de bienestar y sistemas legales, el marco de administración de registros ha simplificado el trabajo en todas las áreas comerciales. En lugar de imprimir diferentes archivos para ejecutar un único intercambio, el DMS permite ahorrar papel, tinta, energía y mano de obra.
Los servicios de Gestión Documental tienen muchas ventajas y ofrecen soluciones a muchos problemas comunes. Si está preparado para aplicar estos servicios a su empresa, somos lo que está buscando. Visite alliedits.com para saber más sobre este y otros servicios.