Aprenda a realizar tareas y a priorizar el trabajo de forma eficaz. Priorice el trabajo y termine la tarea, con una sensación de logro y tranquilidad.
1. Enumera todas las tareas
Como primer paso para priorizar, es vital que empieces a hacer una lista de todas las tareas que quieres hacer y tengas una visión más amplia de tu carga de trabajo para todo el día o la semana.
En esta lista te recomendamos que anotes todas las tareas diarias que quieres o necesitas completar. En este punto de partida está bien hacer una lista de todas las tareas sin ningún orden en particular, porque lo único que quieres es escribirlas en un papel y hacer una lista enorme de cosas por hacer, donde puedas resumir todas las tareas que tienes que hacer.
2. Establecer fechas de vencimiento
¿Recuerdas esa sensación de la que hablábamos al principio? ¿Cuando sientes que estás apagando fuegos y tienes mucho trabajo atrasado? En este paso empezarás a ayudarte a ti mismo a organizar tus tiempos. Con la misma lista, ahora al lado de cada elemento escrito en la lista, escribe las fechas de vencimiento. Recuerda que no debes establecer las fechas de entrega en función de cuándo esperas o quieres terminar algo, sino de cuándo debes entregar el trabajo terminado. Con estas fechas, ya puedes clasificar las tareas por orden de prioridad.
3. Encontrar tareas independientes y dependientes
Cuando haya ordenado sus tareas por fecha de vencimiento y haya visto la nueva clasificación de tareas, su tarea ahora es separar estas tareas en independientes o dependientes. De este modo podrá ver en qué tareas puede trabajar sin afectar a las listas de tareas pendientes de otras personas. Por ejemplo, si el departamento de marketing está a la espera de algunos diseños, es posible que desee dar prioridad a los diseños y mover esa tarea hacia arriba en la lista, incluso si la fecha de vencimiento es un poco más lejos. De esta forma no te conviertes en un obstáculo para otros equipos.
4. Dividir las tareas grandes en tareas más pequeñas y únicas
Una vez que haya realizado los pasos 1-3 podrá ver muchas tareas escritas y ordenadas por prioridad, pero algunas tareas pueden ser proyectos muy grandes que necesitan ser divididos en componentes más pequeños para que pueda empezar a trabajar paso a paso.
Separe las grandes tareas o proyectos en hitos, donde cada hito puede ser una tarea específica y manejarse de forma ordenada. Si eres capaz de evaluar cada pequeña tarea una por una, podrás preparar tu tiempo y ejecutarla de forma ordenada.
5. Desordenar la lista
Sí, has leído bien. Después de tener una visión y comprensión claras de todas las tareas, grandes y pequeñas, es hora de limpiar esta lista de pequeñas tareas que requieren una pequeña cantidad de tiempo y que pueden repetirse a lo largo de tu semana de trabajo, mes, etc. Asegúrate de revisar estas pequeñas cosas para poder disponer de tiempo extra y concentrarte en la tarea más importante.
6. Reorganizar y reevaluar
Recuerde que esta lista no puede ser perfecta ni permanente. Debes estar abierto a cambiar las prioridades y ser capaz de ser flexible constantemente, especialmente en un entorno de trabajo ajetreado. Si sabes que tu lista puede cambiar y eres flexible al respecto, ¡siempre podrás organizarte mejor!
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